Begroting 2018

Kader
De Wet ‘revitalisering generiek toezicht’ (zie ook de informatienota Interbestuurlijk toezicht 2013/393816) is de basis voor het door het kabinet gewenste nieuwe interbestuurlijk toezicht (IBT): het toezicht van de ene overheid op de andere.

Uitgangspunt is het vertrouwen in een goede taakuitoefening door de gemeente. Daarbij hoort dat de horizontale verantwoording (college aan raad) en het horizontale toezicht (raad op college) op orde zijn. Het toezicht op de uitvoering van al deze medebewindstaken door het college ligt primair bij de raad.

Invulling interbestuurlijk toezicht door provincie
Het uitgangspunt is dus dat de raad in eerste instantie toeziet op de uitoefening van medebewindstaken door het college. Daarnaast heeft de provincie in het kader van het interbestuurlijk toezicht behoefte aan systematische informatievoorziening op een aantal specifieke beleidsterreinen. Het zwaartepunt van het interbestuurlijk toezicht door de provincie Noord-Holland ligt bij vier risicovolle taakvelden:

  1. Externe veiligheid;
  2. Ruimtelijke ordening;
  3. Omgevingsrecht;
  4. Archiefbeheer (vastgelegd in de provinciale informatieverordening).

Hier moet jaarlijks verantwoording over worden afgelegd door het college. Daarnaast heeft het interbestuurlijk toezicht ook betrekking op incidentele onderdelen. De provincie heeft daarin een reactieve houding en treedt alleen op indien er aanleiding is op basis van bijvoorbeeld een klacht of een media-aandacht. Het stelsel van financieel toezicht wijzigt overigens niet.

Toezichtgebieden
In 2017 is voldaan aan de specifieke informatieplicht richting de provincie. Hieronder wordt verslag gedaan van de bevindingen van de provincie naar aanleiding van de in 2016 toegezonden informatie (de in 2017 toegezonden informatie is nog niet door de provincie beoordeeld).
Uit de beoordeling van 2016 kwam naar voren dat de gemeente Haarlem een verbeterslag heeft doorgevoerd.De borging van Wabo-taken is enigszins verbeterd. Dit komt door onder andere het in voorbereiding zijnde programma beleid Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH) en het voornemen tot het vaststellen van de verordening VTH, enigszins verbeterd. Inmiddels zijn deze beide in voorbereiding zijnde documenten door resp. het college en de raad begin 2017 vastgesteld (resp. 2016/567876 en 2016/568002).

Externe veiligheid
In Haarlem zijn geen bedrijven gevestigd met een verhoogd of verzwaard veiligheidsrisico als bedoeld in het Besluit externe veiligheid inrichtingen (Bevi). In het kader van het IBT hoeft daarom niet gerapporteerd te worden. Bedrijven met een verminderd verhoogd risico zijn wel aanwezig, maar nu zich de afgelopen jaren geen gevallen van sanering hebben voorgedaan, bestaat ook op dit punt in het kader van het IBT ook geen actieve informatieverplichting. Uiteraard, wordt de raad regulier via het jaarverslag uitvoeringsprogramma Omgevingsdienst IJmond op de inhoud nader geïnformeerd over externe veiligheid.

Ruimtelijke ordening
De beoordeling van de medebewindstaak Ruimtelijke Ordening (RO) is gericht op de aanwezigheid en actualiteit van bestemmingsplannen en structuurvisies. De provincie kwam, op basis van de in 2015 toegezonden informatie, tot de conclusie dat er een structuurvisie is en dat de gehele gemeente is voorzien van actuele bestemmingsplannen. Op basis van de provinciale beoordeling wordt de taakuitvoering ten aanzien van de aanwezigheid en actualiteit van ruimtelijke plannen als adequaat gekwalificeerd. Daarom is er op dat taakveld de afgelopen jaren geen provinciaal toezicht uitgevoerd.

Omgevingsrecht
Met de beoordeling ten aanzien van de medebewindstaak Toezicht en Handhaving Omgevingsrecht beoordeelt de provincie of de processen zo zijn ingericht dat toezicht- en handhavingstaken adequaat uitgevoerd kunnen worden. In de Wet algemene bepalingen omgeving (hoofdstuk 5 van de Wabo) en de daarbij behorende Algemene maatregelen van bestuur (Besluit omgevingsrecht, hoofdstuk 7 en Ministeriële regeling omgevingsrecht, hoofdstuk 10) zijn de wettelijke eisen aan de inrichting van deze processen opgenomen.

De provincie heeft dit onderdeel als redelijk adequaat beoordeeld.

Als verbeterpunten zijn genoemd:

  • Draag zorg voor het opstellen en vaststellen van het beleid en een uitvoeringsprogramma voor het taakveld RO en BWT, waarin de uit te voeren activiteiten zijn opgenomen die gerelateerd zijn aan de gestelde prioriteiten en doelen;

In januari 2017 is het beleidsprogramma VTH op basis van de risico-analyse BWT/RO vastgesteld en is de verordening VTH in werking getreden. Hiermee is nadrukkelijk inhoud gegeven aan dit verbeterpunt.

  • Draag zorg voor het opstellen en vaststellen van een jaarlijkse verantwoordingsrapportage voor het taakveld RO en BWT.

De beleidsmatige en uitvoerende aanpak op het terrein van BWT/RO wordt naar 2018 toe aan de gewenste ‘big-8 systematiek’ (Plan-Do-Check-Act beleid in samenhang met Plan-Do-Check-Act uitvoering) inhoud gegeven.

Archiefwet
De huidige stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van de Archiefwet door de gemeente Haarlem wordt ieder jaar verwoord in een rapportage van de provincie Noord-Holland. Deze is gebaseerd op het jaarverslag van de gemeentearchivaris, het Noord-Hollands Archief.
De provincie beoordeelt de stand van zaken van uitvoering van de Archiefwet- en regelgeving in Haarlem in november 2016 als redelijk adequaat (zie brief 2017/34003).  De provincie constateert daarbij dat de gemeente in 2016 een groot aantal positieve verbeteringen heeft gerealiseerd in het informatie- en archiefbeheer om controle te krijgen op het informatiebeheer.
Het gaat om verbeteringen zoals:

  • Invoering van een kwaliteitssysteem;
  • Opstellen van een metadata schema voor applicaties met archiefinformatie;
  • Vaststellen van informatiebeveiligingsbeleid;
  • Instellen van een Strategisch Informatie Overleg.

De provincie formuleert een aantal aandachtspunten en aanbevelingen, waaronder het verder uitrollen van het kwaliteitssysteem voor het gehele informatie- en archiefbeheer. De provincie benadrukt dat de huidige ‘hybride’ situatie waarin tegelijkertijd analoge en digitale archieven worden gevormd, risico’s met zich meebrengt voor de kwaliteit van de gearchiveerde dossiers.
De risico’s genoemd door de provincie met betrekking tot de hybride situatie zijn bekend en onderkend. In dit kader worden in 2017 scenario's voor vervanging voorbereid. Op basis van de implementatie van een 'Besluit Vervanging' zal de beheersbaarheid van te archiveren digitale informatie sterk worden verbeterd en zal de ‘hybride’ situatie (eventueel stapsgewijs) worden opgeheven.
Voor 2018 ligt de nadruk op de volgende activiteiten:

  • Het uitvoeren van de ‘Roadmap vervanging’ die is opgesteld voor de periode 2017-2020; de organisatie kan uiterlijk 2020 geheel digitaal werken en archiveren; belangrijk onderdeel hiervan is het voorbereiden van het vervangingsbesluit, inclusief het op orde hebben van de digitale beheeromgeving daarvoor.
  • Het wegwerken van de verschillen in werkwijzen en kwaliteit op het gebied van informatiebeheer tussen de verschillende afdelingen.
  • Verder uitrollen van het kwaliteitssysteem informatiebeheer, inclusief het verbeteren van de controles en verbetering van metadatering.
  • Het bewerken, overdragen of vernietigen van alle fysieke archieven op basis van een geactualiseerd plan van aanpak.

De gemeente werkt gestructureerd toe naar het ‘in control’ krijgen en houden van haar informatie- en archiefbeheer. Het doel is om uiterlijk in 2018 volledig te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. In het plan ‘Informatiebeheer op orde’ zijn de kaders en doelen gesteld voor de gewenste verbeteringen. Het verwerken, overdragen of vernietigen van de fysieke archieven vindt plaats volgens het ‘Plan van aanpak archiefbeheer 2016-2021’. De uitvoering van beide plannen is in 2016 gestart. Het ‘Plan van aanpak archiefbeheer’ wordt in 2017 geactualiseerd.